Privacyverklaring
Het Nederlands Letterenfonds verwerkt persoonsgegevens voor de behandeling van subsidieaanvragen en zijn activiteiten in het kader van de stimulering van de kwaliteit en diversiteit van de Nederlandse- en Friestalige literatuur en de verspreiding en promotie van de Nederlands- en Friestalige literatuur in binnen- en buitenland. Ook in het kader van beleidsonderzoek worden persoonsgegevens verwerkt op deze terreinen. Het Letterenfonds zal zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens.
Het Letterenfonds werkt steeds meer digitaal. Dit stelt eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. Het Letterenfonds is zich hiervan bewust en wil ervoor zorgen dat de privacy gewaarborgd blijft.
Met dit privacy statement wil het Letterenfonds tot uitdrukking brengen te zullen voldoen aan nationale en Europese privacywet- en regelgeving en daar een goede invulling aan te geven.
Wettelijk kader
Het Letterenfonds is verantwoordelijk voor het uitvoeren en handhaven van onder andere de volgende wettelijke kaders:
Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europese Verordening; de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG);
Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Uitgangspunten
Het Letterenfonds gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen en houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Grondslag en doelbinding
De persoonsgegevens worden alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt op basis van een rechtvaardige grondslag.
Dataminimalisatie
Bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens worden niet meer gegevens verwerkt dan nodig is om het doel te bereiken waarvoor de gegevens gebruikt worden.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van het Letterenfonds goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Het Letterenfonds gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt het Letterenfonds voor passende beveiliging van persoonsgegevens.
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt het Letterenfonds afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken worden periodiek gecontroleerd.
Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.
Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking van het te dienen doel.
Rechten van betrokkenen
De rechten van betrokkenen zoals het recht op inzage en correctie door middel van voor de betrokkenen duidelijke procedures worden geborgd.
Register verwerkingsactiviteiten
Het Letterenfonds beschikt over een register waarin alle processen zijn opgenomen waarin met persoonsgegevens wordt gewerkt. Het register bevat een opgave van het doel waarvoor de gegevens worden verzameld, welke gegevens het betreft, met wie deze kunnen worden gedeeld en hoelang ze worden bewaard. Het register is op te vragen via het privacy@letterenfonds.nl of op afspraak in te zien.
Procedure als er sprake is van een datalek
Op alle persoonsgegevens die het Letterenfonds als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Voor zover het Letterenfonds gebruik maakt van externe verwerkers, heeft het met hen een overeenkomst gesloten, zodat ook zij gegevens verwerken overeenkomstig de AVG. In geval zich ondanks onze inspanningen een datalek voordoet, zullen wij overeenkomstig onze interne procedure zowel de betrokkene als de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte stellen.
Inzage en correctie
U kunt een schriftelijk en ondertekend verzoek tot inzage en / of correctie indienen bij het Nederlands Letterenfonds, Postbus 16588, 1001 RB Amsterdam onder vermelding van verzoek inzage/correctie AVG. Om te voorkomen dat derden gegevens over u zouden willen inzien dient u uw aanvraag te vergezellen van een kopie van een geldig identiteitsdocument.
Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door de Fondsen
Adri van der Peet is benoemd als functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG houdt toezicht op de wijze waarop met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. U kunt uw vragen over de verwerking van persoonsgegevens stellen via het mailadres: fg@letterenfonds.nl of telefonisch op nummer +31 (0)6 53 26 82 98.